Cada día aparecen nuevos PMS de gama low-cost e incluso gratuitos, que ofrecen soluciones básicas. Suelen ser PMS con funcionalidades muy sencillas que a priori pueden satisfacer las necesidades de un pequeño hotel. Pero no es oro todo lo que reluce. El principal inconveniente de estos PMS es que no siempre se adaptan a las normas legales de España, e incluso no automatizan procesos con los organismos públicos, lo que repercute en una mayor dedicación por parte del hotelero para cumplir con dichas obligaciones.

A continuación detallamos algunas de las funcionalidades que un PMS debe ofrecer respecto al cumplimiento de las normativas legales y automatización de procesos:

Generación de archivo policial del parte de entrada de viajeros. Obligación de la comunicación a la policía del listado de huéspedes alojados.

Parte de entrada de viajeros por escrito. En algunas Comunidades la Guardia Civil además de la generación del archivo policial obliga a tener documentado cada parte de entrada.

City Tax. En la actualidad sólo Cataluña tiene contemplado esta tasa. Hay varias comunidades estudiando la implantación de tasas, como por ejemplo las Islas Baleares que lo tienen previsto para 2016.

INE. El Instituto Nacional de Estadística también solicita información a los hoteles que están sujetos a su cumplimiento. Un PMS completo debe disponer de los informes adecuados que el INE requiere: precios medios, nacionalidades de los huéspedes, room nights.

Obligaciones fiscales. Evidentemente debe cumplir con las obligaciones fiscales indicadas por el Ministerio de Hacienda y facilitar mediante un enlace contable la generación de los archivos que la AEAT requiere como por ejemplo la presentación de los modelos 190, 340, 347, etc…

Facturación electrónica. Dependiendo de la tipología de sus clientes, puede estar obligado a emitir facturas electrónicas. Por ello es indispensable que el PMS le permita la facturación electrónica directa o esté enlazado con una plataforma de facturación electrónica.

Protección de datos (LOPD). Es habitual que para la prestación de los servicios asociados al PMS, como tareas de soporte y mantenimiento, el prestador del servicio tenga acceso a datos de carácter personal regulados por la LOPD. Por ello se debe vigilar atentamente en disponer de un contrato por escrito del prestador del servicio como encargado de tratamiento, en el que asuma sus obligaciones y responsabilidades sobre los datos.

Datacenter Cloud (LOPD). En los productos en Cloud es importante asegurarse de la zona geográfica donde reside el Datacenter que aloja los datos. No todos los países del mundo cuentan con un nivel de protección equivalente al europeo, por lo que nuestra legislación regula y limita la posibilidad de transferir datos personales hacia terceros países. La LOPD establece la prohibición de transferir datos personales con destino a países que no proporcionen un nivel de protección adecuado, salvo que obtengamos una autorización del Director de la Agencia. Un ejemplo relevante es la sentencia de 6 de octubre de 2015 del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (caso Facebook) a consecuencia de la cuál las transferencias de datos a EEUU que se estén llevando a cabo bajo la Decisión de Puerto Seguro son ilegales.

Enlace Contable. Un PMS debe ofrecer la posibilidad de enlazar con distintos programas contables nacionales para automatizar, entre otros, la contabilización de la facturación y la producción, evitando así tareas rutinarias y repetitivas.

Soporte en español. Como habrá experimentado con muchos servicios de Call Center, el mejor servicio se lo ofrecerá aquél que hable en su mismo idioma, con profesionales formados aquí, y que conocen el sector con todas sus particularidades.

 

Lo que realmente hace competitivo la implantación de un PMS es que ahorre tiempo y costes en las tareas diarias, permitiendo un retorno de la inversión más rápido. Aunque de entrada pueda parecer algo más caro, el hecho de tener todas estas funcionalidades automatizadas supone un gran ahorro de recursos humanos al hotel. Sin olvidar el hecho que esta automatización reduce los errores y mejora la velocidad en la gestión de los procesos internos y la relación con clientes y Administraciones Públicas.

Puede obtener más información sobre qué soluciones le ofrece BIRD PMS Cloud  aquí.